Was ist ein Dokument?

Im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern haben wir ein etwas anderes Verständnis was Dokumente betrifft. Viele unserer Mitbewerber betrachten bereits eine Word© Datei als Dokument. Das mag in vergangenen Zeiten korrekt  gewesen sein, jedoch hat sich bis zum heutigen Tage einiges in diesem Bezug verändert. Wenn man zum Beispiel eine Bestellung als Dokument betrachtet, so gehören zu dieser Bestellung in der heutigen Zeit nicht nur eine Word Datei, sondern vielleicht auch der gesamte getätigte E-Mail-Verkehr und beispielsweise eine PDF-Datei als Auftragsbestätigung.
Somit werden von uns Dokumente etwas gesamtheitlicher betrachtet, als dies in der Vergangenheit notwendig war. Jedes Dokument erlaubt in unserem System eine unbegrenzte Anzahl von Dateianhängen, wie man es von den E-Mail-Systemen bereits kennt.

Ein Dokument besteht bei uns im Prinzip aus dem allgemeinen Dokumentteil, welcher für alle Dokumenttypen gleich gilt. Er beinhaltet neben dem Dokumentnamen, einer Beschreibung, auch die Möglichkeit Kommentare hinzuzufügen, natürlich auch allgemeine Eigenschaften wie Dokumentgröße, Besitzer, zuletzt modifiziert, aber auch die Möglichkeit beliebig viele Anhänge hinzuzufügen - und natürlich am wichtigsten - die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift. Der individuelle Dokumentteil unterscheidet sich pro Dokumenttypen und bietet dementsprechend Informationsfelder und Auswahlmöglichkeiten an, die für den jeweiligen Dokumenttyp gelten. Eine Reisekostenabrechnung wird andere Felder anbieten als eine Verpackungsvorschrift. Die unterschiedlichen Felder der einzelnen Dokumenttypen bilden die Grundlage für Berichte, Exporte und natürlich das effiziente Auffinden der Dokumente.