Was ist ein DMS?

Wenn man es in kurzen Worten beschreiben sollte - ein DMS (sprich: Dokumentmanagementsystem) soll eigentlich den ganzen firmeninternen Papierkram in elektronischer Art und Weise ersetzen. Dabei sollen die Dokumente elektronisch eingelesen und revisionssicher in dem System aufgehalten werden. Selbst erzeugte Dokumente können gleich im elektronischen Format in dem System abgelegt werden. Die Suche nach Informationen von rasch und effizient erfolgen. Jeder Mitarbeiter soll mit der aktuell gültigen Information arbeiten. Die Übermittlung vom Papieren soll in Sekundenbruchteilen erfolgen. Das System soll für die Mitarbeiter transparent funktionieren. Abläufe und Prozesse sowie die Unternehmenshierarchie sollen in dem System abbildbar und Basis für die Unterschriftsläufe, welche elektronisch und sicher abgewickelt werden, sein. Ein Dokumentenmanagementsystem muss mit anderen, hauseigenen Applikationen kommunizieren und Datenaustausch betreiben können.

Viele Dokumente erhält man sogar schon auf elektronischem Wege (E-Mails, Bestellungen, Rechnungen).

Der Vorteil liegt auf der Hand - sie sind jederzeit am laufenden wo sich welches Papier eventuell zur Unterschrift befindet, Unterschriftsberechtigungen werden automatisch geprüft, die Archivierung erfolgt vollautomatisch, keine wertvollen Rohstoffe bzw. Lagerplätze werden verschwendet.

Jedoch ist unser Dokumentmanagementsystem mit weit mehr an Funktionalität ausgestattet, als es die Systeme von Mitbewerbern bieten. Durch Zusatzmodule erhält man für wenig Geld Funktionsweisen dazu, für die man normalerweise eigene Softwarepakete kaufen müsste. Mehr dazu finden Sie im Menü unter „Module“.